Die Frage, ob ein Unternehmen sein Fuhrparkmanagement intern organisieren oder an einen externen Fuhrparkmanagement-Dienstleister vergeben sollte, wird häufig erst gestellt, wenn die Belastung intern bereits deutlich spürbar ist.

Mitarbeiter verbringen immer mehr Zeit mit Fahrzeugbestellungen, Werkstattterminen, Rechnungen, Schadenfällen oder der Kommunikation mit Fahrern. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Halterhaftung, Compliance, Elektromobilität, Kostenkontrolle und Digitalisierung.

Aus meiner Sicht kommt die entscheidende Frage deshalb häufig zu spät.

Nach mehr als 40 Jahren im Fuhrparkmanagement und in der Fuhrparkberatung bin ich überzeugt: Die Entscheidung zwischen internem und externem Fuhrparkmanagement sollte nicht erst bei einem akuten Ressourcenproblem getroffen werden. Sie gehört zur strategischen Organisation eines Unternehmens.

Was bedeutet internes Fuhrparkmanagement?

Beim internen Fuhrparkmanagement werden die wesentlichen Aufgaben rund um die Firmenfahrzeuge durch eigene Mitarbeiter übernommen.

Dazu können unter anderem gehören:

• Fahrzeugbeschaffung und Fahrzeugbestellung
• Kommunikation mit Leasinggesellschaften und Autohäusern
• Betreuung der Dienstwagennutzer
• Vertrags- und Rechnungsmanagement
• Schadenmanagement
• Wartungs- und Reifenmanagement
• Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung
• Organisation von Fahrzeugwechseln
• Rückgabe und Verwertung von Fahrzeugen
• Reporting und Kostenkontrolle

Je nach Größe und Struktur eines Unternehmens kann dafür ein eigener Fuhrparkmanager verantwortlich sein. Häufig werden diese Aufgaben jedoch zusätzlich von Mitarbeitern aus Einkauf, Personal, Verwaltung oder Finance übernommen.

Gerade hier sollte man genau hinschauen.

Was kostet internes Fuhrparkmanagement wirklich?

Wer internes und externes Fuhrparkmanagement vergleichen möchte, darf nicht nur die direkten Personalkosten betrachten.

Zu den tatsächlichen Kosten einer internen Lösung gehören beispielsweise auch Software und IT-Systeme, Weiterbildung, Vertretungsregelungen bei Urlaub oder Krankheit, Aufbau und Pflege von Prozess-Know-how sowie der Zeitaufwand anderer Unternehmensbereiche.

Hinzu kommen Anforderungen aus Halterhaftung und Compliance, die organisatorisch sauber abgebildet und dokumentiert werden müssen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb:

Wie viele interne Ressourcen bindet unser Fuhrpark tatsächlich – und welchen messbaren Mehrwert schaffen diese Ressourcen für das Kerngeschäft?

Wann kann externes Fuhrparkmanagement sinnvoll sein?

Ein spezialisierter Fuhrparkmanagement-Dienstleister übernimmt definierte operative oder administrative Aufgaben des Unternehmens.

Das kann vom einzelnen Prozess bis zum nahezu vollständigen operativen Fuhrparkmanagement reichen.

Externes Fuhrparkmanagement kann insbesondere interessant werden, wenn:

• interne personelle Ressourcen begrenzt sind,
• die Anzahl der Fahrzeuge wächst,
• Fahrer einen zentralen Ansprechpartner benötigen,
• Prozesse zunehmend komplex werden,
• mehrere Leasinggesellschaften oder Dienstleister gesteuert werden müssen,
• Elektromobilität zusätzliche Prozesse verursacht,
• Reporting und Kostenkontrolle verbessert werden sollen,
• Anforderungen an Halterhaftung und Compliance steigen oder
• ein Unternehmen seine eigenen Mitarbeiter stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren möchte.

Dabei bedeutet Outsourcing keineswegs, dass ein Unternehmen die Kontrolle über seinen Fuhrpark abgibt.

Im Gegenteil: Professionelles externes Fuhrparkmanagement sollte Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten erhöhen.

Dazu benötigt das Unternehmen klar definierte Prozesse, aussagekräftige Kennzahlen, transparente Kosten und jederzeit Zugriff auf die relevanten Daten.

Ab welcher Fuhrparkgröße lohnt sich externes Fuhrparkmanagement?

Diese Frage wird mir in der Beratung regelmäßig gestellt.

Eine pauschale Zahl gibt es nicht.

Ein Fuhrpark mit 30 Fahrzeugen und sehr komplexen Anforderungen kann intern einen erheblichen Aufwand verursachen. Ein Unternehmen mit 100 weitgehend standardisierten Fahrzeugen kann dagegen möglicherweise mit schlanken internen Prozessen gut aufgestellt sein.

Entscheidend sind daher nicht allein die Fahrzeugzahlen.

Für eine belastbare Bewertung sollten insbesondere folgende Faktoren betrachtet werden:

• Fuhrparkgröße: Wie viele Fahrzeuge müssen tatsächlich betreut werden?
• Nutzerstruktur: Wie viele Fahrer und Dienstwagennutzer benötigen Unterstützung?
• Car Policy: Wie komplex sind Fahrzeugauswahl, Budgets und Genehmigungsprozesse?
• Elektromobilität: Müssen Ladeinfrastruktur, Ladekarten, Home Charging oder Stromkostenerstattung organisiert werden?
• Internationalität: Werden Fahrzeuge nur in Deutschland oder in mehreren Ländern betrieben?
• Interne Ressourcen: Gibt es ausreichend qualifizierte Mitarbeiter und funktionierende Vertretungsregelungen?
• Halterhaftung und Compliance: Wie werden gesetzliche und unternehmensinterne Anforderungen umgesetzt und dokumentiert?
• Digitalisierung: Welche Systeme sind vorhanden und wie gut sind Prozesse miteinander verbunden?

Erst aus dieser Gesamtbetrachtung lässt sich beurteilen, ob internes oder externes Fuhrparkmanagement wirtschaftlicher ist.

Intern oder extern ist häufig die falsche Frage

In der Praxis muss die Entscheidung nicht zwingend zwischen zwei Extremen fallen.

Für viele Unternehmen ist ein hybrides Fuhrparkmanagement die sinnvollste Lösung.

Strategische Entscheidungen bleiben beispielsweise im Unternehmen, während operative und zeitintensive Aufgaben durch einen externen Dienstleister übernommen werden.

Das Unternehmen könnte weiterhin selbst über Car Policy, Fahrzeugbudgets, Herstellerstrategie oder Leasingpartner entscheiden, während ein externer Fuhrparkmanager beispielsweise Fahrerbetreuung, Fahrzeugbestellungen, Rechnungsprüfung, Schadenmanagement, Fahrzeugwechsel oder Rückgaben organisiert.

Dadurch bleibt die strategische Steuerung im Unternehmen, während operative Ressourcen gezielt entlastet werden.

Die günstigste Lösung ist nicht automatisch die wirtschaftlichste

Nach mehr als 40 Jahren in der Mobilitäts- und Fuhrparkbranche ist dies für mich einer der wichtigsten Punkte.

Bei der Entscheidung zwischen internem und externem Fuhrparkmanagement sollte nicht ausschließlich betrachtet werden, welche Variante auf dem Papier die niedrigsten direkten Kosten verursacht.

Entscheidend sind die Gesamtkosten und die Qualität der Prozesse.

Was kostet beispielsweise eine verspätete Fahrzeugrückgabe? Wie viel Arbeitszeit verursachen Rückfragen von Fahrern? Werden Leasingverträge regelmäßig hinsichtlich Laufleistung und Laufzeit überprüft? Werden Rechnungen systematisch kontrolliert? Gibt es belastbare Daten über die tatsächlichen Kosten eines Fahrzeugs?

Solche Faktoren entscheiden letztlich darüber, wie wirtschaftlich ein Fuhrpark betrieben wird.

Modernes Fuhrparkmanagement ist eine strategische Aufgabe

Fuhrparkmanagement besteht heute längst nicht mehr nur aus Fahrzeugbeschaffung und Leasing.

Ein moderner Unternehmensfuhrpark verbindet:

Mobilität, Digitalisierung, Kostenmanagement, Halterhaftung, Compliance, Elektromobilität, Nachhaltigkeit und Unternehmensstrategie.

Deshalb sollte auch die organisatorische Struktur des Fuhrparks regelmäßig überprüft werden.

Die entscheidende Frage lautet nicht:

„Intern oder extern?“

Sondern:

„Welche Kombination aus internen Ressourcen, Technologie und externem Know-how schafft für unser Unternehmen den größten Mehrwert?“

Genau diese Frage sollte jedes Unternehmen beantworten können.

Welche Fuhrparkaufgaben sollten intern bleiben – und welche können ausgelagert werden?

Damit beschäftigen wir uns im nächsten Teil unserer Reihe „40 Jahre Mobilität“.

Wir schauen uns konkret an, welche Aufgaben Unternehmen sinnvoll selbst übernehmen sollten, welche Prozesse spezialisierte Fuhrparkmanagement-Dienstleister effizienter abbilden können und welche Faktoren dafür sprechen, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

Sie möchten wissen, ob Ihr Fuhrpark heute effizient organisiert ist?

TFC Mobility unterstützt Unternehmen bei der Analyse, Optimierung und operativen Betreuung von Fahrzeugflotten. Dabei betrachten wir nicht nur einzelne Kostenpositionen, sondern Prozesse, Ressourcen, Systeme und die gesamte Organisation des Fuhrparks.

Denn gutes Fuhrparkmanagement beginnt nicht bei der Frage, wer eine Aufgabe erledigt – sondern bei der Frage, wie sie am wirtschaftlichsten und professionellsten gelöst wird.

Dieser Blogbeitrag sowie die Illustration wurden mit Unterstützung von KI erstellt und redaktionell geprüft.